Verwerkersovereenkomst

Laatst bijgewerkt: 25 september 2026

1. Waarover gaat dit

Wanneer een bedrijf met ScaleOps werkt, verwerken wij in zijn opdracht persoonsgegevens van zijn klanten, leveranciers of medewerkers. Denk aan het uitlezen van een mailbox, het bijhouden van een klantenbestand, het versturen van berichten in zijn naam of het opnemen en doorschakelen van oproepen.

In die situatie is het bedrijf de verwerkingsverantwoordelijke en is ScaleOps BV, Nijverheidsstraat 33, 3580 Beringen, ondernemingsnummer BE 1042.882.434, de verwerker. Artikel 28 van de AVG verplicht om die verhouding schriftelijk vast te leggen. Deze overeenkomst doet dat, en maakt integraal deel uit van elke offerte die je bij ons goedkeurt.

2. Wat wij verwerken en waarvoor

Wij verwerken uitsluitend de gegevens die nodig zijn om de diensten te leveren die in je offerte staan, en uitsluitend volgens jouw instructies. Wij gebruiken jouw gegevens nooit voor eigen doeleinden, en verkopen ze nooit.

• Categorieën van betrokkenen: je klanten en prospecten, je leveranciers, en de medewerkers die met het systeem werken.
• Categorieën van gegevens: naam, bedrijf, adres, e-mailadres, telefoonnummer, inhoud van berichten en oproepen, afspraken, offertes en facturen.
• Doel: de werking van de diensten die in je offerte beschreven staan, en niets anders.
• Duur: zolang de overeenkomst loopt, plus de bewaartermijnen hieronder.

Wij verwerken geen bijzondere categorieën van gegevens, zoals gezondheids- of biometrische gegevens, tenzij dat uitdrukkelijk schriftelijk werd afgesproken.

3. Onze verplichtingen

• Wij verwerken enkel op jouw gedocumenteerde instructie. Meent ScaleOps dat een instructie in strijd is met de wetgeving, dan melden wij dat.
• Iedereen die bij ons toegang heeft tot jouw gegevens is tot vertrouwelijkheid gehouden.
• Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen, zoals beschreven in artikel 5.
• Wij staan je bij wanneer een betrokkene zijn rechten uitoefent, en geven elke vraag die bij ons binnenkomt onmiddellijk aan jou door.
• Wij helpen je bij een gegevensbeschermingseffectbeoordeling en bij het melden van incidenten.
• Op het einde van de samenwerking wissen wij jouw gegevens of bezorgen wij ze terug, naar jouw keuze, tenzij de wet ons verplicht ze te bewaren.

4. Onderaannemers

Je geeft ScaleOps een algemene toestemming om onderaannemers in te schakelen. Wij leggen hen dezelfde verplichtingen op als die in deze overeenkomst, en blijven tegenover jou aansprakelijk voor hun werk. De actuele lijst staat in ons privacybeleid en omvat onder meer Combell, Make, Google Workspace, Airtable, Twilio, Mollie, Billit, Chatbase, Meta en de AI-leveranciers Anthropic en OpenAI.

Wijzigt die lijst, dan laten wij je dat minstens dertig dagen vooraf weten. Heb je bezwaar, dan mag je de betrokken dienst opzeggen zonder vergoeding.

Een deel van deze partijen verwerkt gegevens buiten de Europese Economische Ruimte. Dat gebeurt onder de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

5. Beveiliging

• Toegang tot het platform verloopt met een persoonlijke login en een tweede stap ter bevestiging. Sessies kunnen op elk moment ingetrokken worden.
• Al het verkeer naar het platform verloopt versleuteld over HTTPS.
• De gegevens staan op een server in België, bij Combell, met dagelijkse back-ups.
• Elke handeling in het systeem wordt gelogd, zodat achteraf te zien is wie wat gedaan heeft.
• Toegang is beperkt tot wie ze nodig heeft voor zijn werk.
• Het systeem wordt elk kwartier automatisch gecontroleerd op storingen.

6. Incidenten

Stellen wij een inbreuk in verband met persoonsgegevens vast, dan brengen wij je zonder onredelijke vertraging en uiterlijk binnen de vierentwintig uur na kennisname op de hoogte, met alle informatie die je nodig hebt om je eigen meldplicht aan de Gegevensbeschermingsautoriteit na te komen. De melding aan de autoriteit en aan de betrokkenen gebeurt door jou, als verwerkingsverantwoordelijke.

7. Bewaartermijnen

Wij bewaren de gegevens zolang de overeenkomst loopt. Daarna verwijderen wij ze binnen de dertig dagen, tenzij je schriftelijk om teruggave vraagt of een wettelijke bewaarplicht langer duurt, zoals de zeven jaar voor boekhoudkundige stukken. Back-ups verdwijnen volgens hun eigen cyclus, uiterlijk na negentig dagen.

8. Controle

Je mag eenmaal per jaar, en telkens na een incident, controleren of wij deze overeenkomst naleven. Wij bezorgen je op eenvoudig verzoek de informatie die je daarvoor nodig hebt. Wil je een controle ter plaatse, dan kondig je die minstens veertien dagen vooraf aan en draag je de kosten ervan, behalve wanneer er een tekortkoming wordt vastgesteld.

9. Aansprakelijkheid en duur

Deze overeenkomst loopt zolang wij diensten voor je leveren, en de verplichtingen die naar hun aard blijven gelden, zoals vertrouwelijkheid en teruggave, blijven daarna van kracht. Op deze overeenkomst is het Belgisch recht van toepassing en de rechtbanken van het arrondissement Limburg, afdeling Hasselt, zijn bevoegd.

Vragen over deze overeenkomst, of een vraag van een betrokkene die bij ons terechtkwam, stuur je naar hello@scaleops.be.