Mailbox automatiseren

Je mailbox automatiseren: elke ochtend weten wat er echt moet gebeuren

Een zaakvoerder besteedt gemiddeld een half uur tot een uur per dag aan het uitpluizen van zijn mailbox. Aanvragen tussen nieuwsbrieven, een offerte-akkoord tussen de facturen, en 's avonds nog eens alles nalezen uit schrik iets te missen. Dat werk laat je overnemen.

Wat er misloopt in een gewone mailbox

Het probleem is zelden dat er te veel mail is. Het probleem is dat alles door elkaar staat. Een klant die om een offerte vraagt, staat tussen een leverancier die zijn prijzen aanpast en drie nieuwsbrieven. Wie op een werf staat, ziet de aanvraag pas 's avonds, en dan is de klant al bij een collega die wel meteen antwoordde. Wie in de zaak staat, leest tussendoor en vergeet te antwoorden.

Wat het systeem overneemt

• Sorteren. Elke binnenkomende mail krijgt een soort: aanvraag, klantvraag, factuur, afspraak, dringend, ruis. Nieuwsbrieven en reclame verdwijnen uit je zicht zonder dat ze weg zijn.
• Samenvatten. Elke ochtend krijg je één overzicht: wat er vandaag moet gebeuren, wie wacht op een antwoord, welke offerte al drie dagen open staat.
• Antwoorden en doorgeven. Een aanvraag krijgt binnen de minuut een bevestiging in jouw naam. Wat een taak is, wordt een taak. Wat dringend is, komt als sms op je gsm.
• Opvolgen. Een aanvraag die je na twee dagen niet beantwoord hebt, komt terug bovenaan. Een offerte zonder reactie krijgt vanzelf een herinnering.

Je mailt gewoon verder in je eigen mailbox, Gmail, Outlook of wat je vandaag gebruikt. Het systeem leest mee en werkt ernaast; het verhuist niets en vervangt niets.

Voor wie dit gemaakt is

Installateurs, aannemers en technische diensten die op de baan staan en hun mail pas 's avonds zien. Kantoren en praktijken waar één persoon de mailbox van de hele zaak beheert. Webshops die klantvragen over levering en retour tussen de bestellingen krijgen. Eigenlijk elke zaak waar de mailbox de plek is waar klanten binnenkomen en waar te veel blijft liggen.

Wat het kost

De formule Postvak kost 29 euro per maand, exclusief btw, maandelijks opzegbaar. Daarin zit het sorteren, het dagoverzicht en de bevestiging van aanvragen. Wil je er je telefoon bij (gemiste oproep wordt taak, beller krijgt een sms), dan is dat Secretaresse voor 95 euro. Met automatische opvolging van offertes en afspraken erbij wordt het Volledig voor 145 euro. Er is geen bouwkost en geen prijs per gebruiker. Een grotere zaak met eigen wensen krijgt een voorstel op maat.

Hoe het start

Je koppelt je mailbox in een paar minuten, wij zetten de sortering af op jouw soort aanvragen, en de volgende ochtend ligt je eerste dagoverzicht klaar. De eerste week kijken we mee of alles op de juiste stapel komt.

Veelgestelde vragen

Werkt dit met Gmail én Outlook?

Ja. Het systeem sluit aan op Gmail, Google Workspace, Outlook en Microsoft 365, en op de meeste andere mailboxen via IMAP. Je blijft mailen waar je nu mailt.

Leest er iemand mijn mails?

Het sorteren en samenvatten gebeurt automatisch door het systeem. Wat er in je mails staat, verwerken wij enkel in jouw opdracht, vastgelegd in een verwerkersovereenkomst volgens de AVG. Er zit geen medewerker van ons in je mailbox te lezen.

Antwoordt het systeem zelf op klanten?

Het bevestigt aanvragen in jouw naam en geeft wachttijden door. Inhoudelijke antwoorden, zoals een prijs of een planning, blijven van jou, tenzij je daar zelf regels voor vastlegt.