Planning automatiseren

Planning automatiseren: afspraken die zichzelf inboeken, bevestigen en herinneren

Tien telefoontjes heen en weer voor één afspraak. Een klant die niet thuis is als je ploeg aan de deur staat. Een agenda in je hoofd, een tweede op papier en een derde in je gsm. Planning is het werk dat niemand ziet en dat elke dag uren kost.

Waar planning misloopt

Bij de meeste zaken zit de planning in het hoofd van één persoon. Zolang die persoon er is, werkt het. Op een drukke dag, of als hij ziek is, valt het stil. En het tweede probleem is de klant: die vergeet zijn afspraak, of hij belt drie keer om te vragen wanneer je komt, omdat niemand het hem bevestigd heeft.

Wat het systeem overneemt

• Zelf inplannen. De klant kiest een vrij moment in jouw agenda, met de duur en de voorwaarden die jij vastlegt. Geen heen-en-weer, geen dubbele boeking.
• Bevestigen. Elke afspraak krijgt meteen een bevestiging per mail of sms, met adres, tijdstip en wat de klant moet klaarleggen.
• Herinneren. De dag ervoor een herinnering, met de vraag om te bevestigen. Wie niet bevestigt, komt bovenaan in je overzicht zodat je nog kan bellen.
• Verdelen. Werkt je ploeg met werkbonnen, dan ziet elke medewerker 's ochtends zijn eigen dag: waar, wanneer, wat, en met welk materiaal.
• Verplaatsen. Een klant die wil verzetten, doet dat zelf via de link in zijn bevestiging. Jij ziet de wijziging, niemand hoeft te bellen.

Voor wie

Installateurs en technische diensten met ploegen op de baan. Praktijken en dienstverleners die op afspraak werken. Horecazaken met reservaties. Makelaars met bezichtigingen. Overal waar een afspraak een klant is die je niet wil verliezen.

Hoe het aansluit

We werken in de agenda die je al hebt: Google Agenda, Outlook of een planningstool. Het systeem schrijft erin en leest eruit; je hoeft niets te verhuizen. Heb je nog geen agenda die gedeeld wordt, dan zetten we die op als eerste stap.

Wat het kost

Afspraakbevestigingen en herinneringen zitten in de formule Volledig, 145 euro per maand exclusief btw, samen met de gesorteerde mailbox, de telefonie en de offerte-opvolging. Een volledige werkplanning met werkbonnen voor meerdere ploegen is maatwerk: daarvoor krijg je na één gesprek een voorstel, met één vast bedrag per maand daarna.

Veelgestelde vragen

Kan een klant zelf een afspraak boeken zonder dat ik de controle verlies?

Ja. Jij bepaalt welke dagen en uren open staan, hoe lang een afspraak duurt, hoeveel er per dag mogen, en of een aanvraag eerst door jou bevestigd wordt. Alles daarbuiten ziet de klant niet.

Werkt dit met mijn Google Agenda of Outlook?

Ja. Het systeem sluit aan op Google Agenda en Outlook (Microsoft 365). Andere agenda's bekijken we per geval.

Krijgen mijn medewerkers ook iets te zien?

Met werkbonnen ziet elke medewerker zijn eigen dag op zijn gsm: waar hij moet zijn, wat er gedaan moet worden en wat hij mee moet nemen. Wat hij afwerkt, zie jij meteen.