Offerte-opvolging automatiseren

Offertes automatisch opvolgen, zodat er geen enkele meer stil verdwijnt

Een offerte maken kost een uur. Ze opvolgen kost twee minuten, en toch gebeurt het bijna nooit. De klant hoort niets meer, jij denkt dat hij niet geïnteresseerd is, en drie weken later blijkt hij bij een ander getekend te hebben omdat die wel terugbelde.

Waarom opvolgen blijft liggen

Het is niet de belangrijkste taak van de dag, dus schuift ze op. En na een week voelt het ongemakkelijk om nog te mailen. Het gevolg is dat een zaak die tien offertes per maand verstuurt, er misschien zes nooit meer aanraakt. Niemand weet welke daarvan getekend hadden kunnen worden.

Wat het systeem overneemt

• Dag drie: een vriendelijke herinnering. In jouw naam, met de offerte erbij, en de vraag of er nog iets onduidelijk is. Geen verkooptekst, gewoon de vraag die jij ook zou stellen.
• Dag zeven: een tweede bericht, korter, met de mogelijkheid om meteen een gesprek in te plannen.
• Dag tien: een taak voor jou. Het systeem weet wanneer het tijd is voor een telefoontje, en zet dat in je dagoverzicht met het nummer erbij.
• Bij een reactie stopt alles. Antwoordt de klant, tekent hij, of zegt hij nee, dan houdt de reeks vanzelf op en zie jij wat hij zei.

Werkt de klant met een digitale offerte, dan zie je bovendien wanneer hij ze geopend heeft en hoe vaak. Wie een offerte drie keer bekijkt maar niet tekent, heeft een vraag; die bel je.

Wat het je oplevert

Reken het na met je eigen cijfers. Wie tien offertes per maand verstuurt aan gemiddeld 2.500 euro en er door consequent op te volgen één extra per maand binnenhaalt, heeft op een jaar 30.000 euro omzet die anders stil verdwenen was. Dat is een voorbeeld, geen belofte, maar de rekensom is bij bijna elke zaak dezelfde: opvolgen kost niets en de eerste extra opdracht betaalt alles.

Hoe het aansluit op wat je al hebt

De opvolging werkt vanuit je mailbox, vanuit je CRM, of vanuit de digitale offertes van ScaleOps. Je hoeft geen nieuw pakket te leren. Verstuur je offertes uit een boekhoud- of ERP-programma, dan halen we ze daar op of we lezen de verzonden mail mee.

Wat het kost

De Offerte Opvolger is ook los verkrijgbaar, als apart ScaleOps-pakket voor 39 euro per maand exclusief btw, maandelijks opzegbaar, en hij kan samen met andere losse modules in een ScaleOps Bundel. Daarnaast zit offerte-opvolging inbegrepen in de formule Volledig van de digitale secretaresse, 145 euro per maand exclusief btw, samen met de gesorteerde mailbox, de telefonie en de afspraakherinneringen. Maandelijks opzegbaar, geen bouwkost. Offerte Opvolger nemen, € 39 per maand →

Veelgestelde vragen

Klinken die herinneringen niet opdringerig?

Nee, als je ze schrijft zoals je ze zelf zou sturen. Wij zetten ze op in jouw toon en jij keurt de teksten goed voor ze vertrekken. Een klant die niet meer wil, zegt dat één keer en de reeks stopt.

Werkt dit ook met offertes uit mijn boekhoudprogramma?

Meestal wel. Ofwel koppelen we het programma, ofwel leest het systeem de verzonden mail mee en start daarop de opvolging.

Kan ik zien welke offerte de klant geopend heeft?

Bij digitale offertes van ScaleOps wel: je ziet wanneer en hoe vaak. Bij een pdf uit een ander pakket zien we enkel of er geantwoord is.